La sottoscrizione di accordi di riservatezza (c.d. Non-Disclosure Agreement o, più comunemente, NDA) è prassi comune per la maggior parte delle aziende: la valutazione di possibili aree di collaborazione, la negoziazione di accordi commerciali, lo svolgimento di audit o di attività di due diligence è (o, comunque, dovrebbe essere) sempre preceduta dalla sottoscrizione di un accordo mediante il quale le parti si impegnano a mantenere riservate le informazioni confidenziali ricevute dall’altra parte.

Un aspetto spesso sottovaluto nell’ambito degli NDA è la c.d. clausola di “durata”, vale a dire la previsione volta a disciplinare il periodo temporale entro cui le parti saranno tenute a mantenere la riservatezza delle informazioni ricevute. In altri termini, una volta ricevuta l’informazione, per quanto tempo la parte ricevente sarà tenuta ad osservare gli impegni di confidenzialità previsti dall’NDA?

Ciò è naturalmente rimesso all’autonomia negoziale delle parti, che potranno disciplinare la “durata” di comune accordo. Nella prassi contrattuale si registrano, comunque, due variabili fondamentali:
(i) durata fissa, per cui trascorso un termine temporale definito (ad es., 1, 3 o 5 anni), le parti saranno libere dai vincoli di confidenzialità; o
(ii) durata indeterminata (ma determinabile), per cui le parti saranno vincolate a confidenzialità fintantoché l’informazione non sia caduta in pubblico dominio o mantenga le caratteristiche di un segreto commerciale.

Entrambe le opzioni solo valide: è tuttavia opportuno che, prima di concordare la clausola di “durata” e sottoscrivere l’NDA, le parti svolgano una prudente analisi interna circa le informazioni confidenziali che ragionevolmente si aspettano di condividere. Sarebbe quindi consigliabile non adottare un template “standard” per tutte i casi, ma prevedere sistemi che consentano all’azienda di utilizzare il modello più adatto all’esigenza concreta.

Ad es., nel caso di informazioni aventi ad oggetto condizioni economiche o le specifiche di un’offerta commerciale, è ragionevole che – trascorso un determinato lasso di tempo – la loro eventuale diffusione non comporterebbe un rischio per il business; pertanto, l’assunzione di un impegno indeterminato risulterebbe irragionevolmente oneroso per le parti.

Al contrario, ove le informazioni attengano ad elementi o processi industriali chiave per il posizionamento dell’azienda sul mercato (processi di produzione, specifiche tecniche delle materie prime, risultati di attività di R&D etc.), è importante che l’impegno di confidenzialità permanga senza un termine predeterminato; in caso contrario, c’è anche il rischio che, trascorso tale termine, la tutela dell’informazione confidenziale sia compromessa per perdita delle caratteristiche del segreto commerciale (cfr. artt. 98-99 del Codice della Proprietà Industriale) e che l’azienda possa perdere il vantaggio competitivo che ne deriva.

La tecnologia di smart drafting della Piattaforma ROKH consente di impostare modelli di NDA in grado di rispondere alle diversificate esigenze sottese alla sottoscrizione di un NDA, permettendo quindi agli utenti di scegliere caso per caso le variabili – anche in relazione alla durata del vincolo contrattuale – più pertinenti al caso concreto e assicurare quindi la sottoscrizione di un NDA sempre adeguato alla specifica esigenza aziendale.